【960社論】迎接無紙時代 開啟智慧校園

無紙化的時代來臨!意味e化的完成,也象徵智慧校園新時代開啟! 啟動銘傳「無紙張系統」,讓各項行政與學術會議拋棄傳統紙本資料,從行動載具(手機、平板)、筆電或個人電腦來觀看會議相關資料,進行討論或修改,減少每張紙的使用,讓地球少砍一棵樹,協助改善地球氣候變遷問題。

再者,「無紙張系統」的運作是在網路上開會,如今幾乎人手一機,在網路無遠弗屆下,加速使用手機與網路來處理公文、決策,明顯能提升行政的效率與速度。當然,既是在網路上開會、討論與決行公務,難免會有資料,特別是涉及招生、人事、個人隱私…等機密資料外洩或遭有心人側錄的危機,完整嚴格的安全防火牆建置與防護明顯是必要的。儘管如此,使用者的心態能否適時調整跟進,才是讓「無紙張系統」落實的關鍵。

傳統「白紙黑字」 具有昭然若揭的證明性,如今使用網路與3C等載具都是新科技與新媒體,它們的特性和紙張時代明顯不同,但主要用意都在傳情達意與解決問題。如何善用新媒體來發展這些核心價值,才是當前的重要課題。換言之,各階層的使用者,不但可運用新科技系統來說明問題、討論解決方案,更能累積歷史經驗,這些都是不斷在滾動的新數據,就是校園文化中的大數據與新資產,也都是IR的重要研究與未來校務發展重要參考。

在邁向智慧校園的設計與執行過程,整合是必經要道,且不斷地整合,形成大平台,從大平台上吸收分流而來數據,進而彙整成系統化資料,再分流供給各個部門參考或修正,這個流程愈來愈重要。如此巨量資料的流通,顯然不能再靠紙張來儲存與記憶了!

像國際知名企業軟體Slack(2013年上線)不斷整合,三年內幫企業減少50%的電子郵件用量,少開了25%會議,省了不少成本,也讓成員節省更多時間,去做研究或有意義的活動。

Slack主要特色就是通訊、整合與透明溝通,讓員工輕鬆投入工作而創造出更有價值的產出。這是值得參考的整合成功模式,我們啟動「無紙張系統」也正是朝智慧校園整合工程邁開首步,實驗正在開始,大家一起來加油!

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